Tener un mejor rendimiento no se trata de magia o pastillas. Sino de hábitos, hechos concretos, toma de decisiones y necesariamente eso no es malo. Si quieres optimizar tu tiempo y aprender a gestionar mejor tus proyectos, este artículo te va a interesar.
Te contaré como planificar tu semana de trabajo para incrementar tu productividad, mantener la concentración y lograr la vida que sueñas.
Cuando considere como planificar mi semana de trabajo busque información y encontré cientos de métodos y estrategias. Probé algunos, no todos funcionaron. Pero si me hicieron conocer un ecosistema para mejorar mi rendimiento con mis tareas, estar con mi familia y además vivir tiempo de calidad conmigo mismo.
Te compartiré las que a mí más me han funcionado, además de algunas herramientas que utilizamos en el equipo By the Land.
Ten claras tus metas: piensa en que quieres conseguir
A mi me funcionó hacerme dos preguntas: ¿qué quieres conseguir?, ¿donde te ves en cinco años?
Debes saber que decisiones tomar para perseguir tu sueño, planteáte que tienes que hacer para conseguirlo.
Cuando tenemos claras nuestras metas aprendemos a priorizar en base a ellas:
¿Esta tarea contribuye a mi objetivo a mi sueño?
- Sí. Sigamos haciéndolo.
- No. Pasemos a otra cosa, entonces.
Relax is priority
Por lo general, tendemos a organizar muy bien nuestro trabajo y nos olvidamos de agendar los momentos de ocio o nuestro propio desarrollo personal. Asegúrate de calendarizar tus momentos, de meter en tu agenda sesiones para ti, nutrir mente están importante como tu cuerpo.
Establece objetivos que te ayuden a crecer y superar tus marcas:
- ¿Te gustaría comenzar a ir al gym, sentirte fuerte, mejorar tus tiempos, llenarte de vitalidad? Planifica tus sesiones de ejercicio, necesitas persistencias, disciplina.
- ¿Quieres reducir tus niveles de estrés, controlar tu ansiedad y sentirte en armonía contigo? Haz te un tiempo para la meditación.
- ¿Quieres aprender algo nuevo? Ya sabes, just do it.
Reserva espacios en tu agenda para tu familia, tus amigos y otros exclusivos para ti. Lo mereces y lo necesitas.
A la hora de planificar ponte límites, tu calendario manda y te avisará cuando sea la hora de comer o de pasar a la siguiente actividad. Puedes usar Google Calendar para planificar tus tareas.
Lo que nadie te dijo de tomar GABA
Tendrás que aprender a decir NO
En ocasiones necesitas decir NO, aprende a decirlo cuando sea necesario.
Eso sí, es importante que aprendas a valorar tu tiempo y decir NO cuando sea necesario.
Un momento para cada tarea y cada tarea en su momento.
No permitas las interrupciones ni las llamadas de teléfono (o minimízalas todo lo posible).
Sí ya esta dentro de tu agenda levantarte temprano para ir a correr o redactar ese correo, di NO a esa salida, busca otro momento para esa actividad.
¿Cómo planificar mi semana? Teniendo claro a qué digo SÍ, pero también a qué digo NO.
Necesitas conocerte
Encuentra esa técnica que vaya acorde a tus necesidades. Prueba aplicaciones, herramientas y técnicas.
Date tiempo para probar, conocerte y saber qué te funciona. Poco a poco irás planificando cada vez mejor tu semana.
Dedica un día a organizar tu semana
¿Cómo planificar mi semana? Siéntate una hora a la semana frente a tu calendario, tu planificador semanal o agenda.
Prioriza tus tareas y distribúyelas
Las tareas más importantes de nuestra lista son aquellas que afectan directamente a la consecución de nuestras metas:
Si quiero publicar mi nueva novela, lo que tengo que hacer es escribir. Busca tus momentos tiempos concretos que dediques a escribir. No puedes esperar a que la inspiración llegue.
Considerando esto, asignar prioridades debería ser sencillo: alta – media – baja.
Esta es la mejor manera de empezar tu día, antes de las 8 a.m.
Toma en cuenta estos factores para distribuir tus tareas
- Fecha límite
- Prioriza según importancia
- Energía física
- Tiempo disponible
- Agrupación de tareas
Empieza creando espacios a las tareas urgentes, esas que debieron estar para ayer. Si en semanas anteriores te has planificado bien, irás teniendo cada vez menos tareas urgentes.
Organízalas según tu propia energía personal. Aquí entra en juego el consejo de aprender a conocernos. Si tu energía creativa fluye mejor por las mañanas, intenta poner este tipo de tareas a primera hora. Si después de comer te cuenta concentrarte, coloca tareas que requieran poco esfuerzo mental.
¿Cuánto tiempo te lleva cada tarea? Si necesitas varias horas seguidas para terminarla, deberás dejar libre toda una mañana para acabarla.
Además, es recomendable que agrupes tareas. Te lo explico mejor cuando hablemos de técnicas de productividad un poco más abajo.
3 técnicas para incrementar tu productividad
Existen tres técnicas de productividad en las que se basa mi método para planificarme mejor y conseguir hacer más en menos tiempo:
- Time Blocking
- Tareas agrupadas
- Pomodoro 50-10
Gracias a ellas, me organizo mejor, aprovecho al máximo mi energía mental y mantengo mi concentración. ¿Cómo planificar mi semana con ellas? Vamos a ir viéndolas una por una:
Time Blocking
De nuevo, si me preguntas… ¿Cómo planificar mi semana de trabajo para lograr más?… mi respuesta será: Con Time Blocking, usando Google Calendar.
Y ahí podríamos haber dejado el artículo.
Utilizo Google Calendar para organizar las tareas de mi semana y asignarles un tiempo de ejecución. Esto me permite saber en todo momento qué tengo que hacer sin tener mi mente ocupada en qué será lo próximo.
Gracias al Time Blocking, puedo planificar fácilmente mi tiempo de trabajo, descanso y ocio, ver enseguida qué huecos tengo libres y replanificar simplemente arrastrando la tarea.
Todas las tareas se convierten en citas y, por tanto, son ineludibles.
¿Estás listo para hackear tu mente y ser una persona de alto rendimiento?
Tareas agrupadas
Intento agrupar todas aquellas tareas similares en una sola (y entonces le asigno un espacio de tiempo en Google Calendar). Por ejemplo, cuando grabo un vídeo necesito:
- Preparar la iluminación del estudio
- Colocar la cámara y configurar el plano
- Conectar el micrófono
- Peinarme y maquillarme
Y, sobre todo, necesito estar concentrada al 100% para que me salgan las palabras adecuadas. Nunca utilizo guiones para mis vídeos de YouTube, solo unas notas con lo que quiero decir; sí los uso para los vídeos comerciales, donde trabajo más el texto, el copywriting.
El nivel máximo de concentración y elocuencia lo consigo después de grabar el primer vídeo.
¿Qué hago? ¿Paro entonces y volvemos la semana que viene a prepararlo todo, centrarme, concentrarme, equivocarme, repetir frases, etcétera? En absoluto.
Grabo varios vídeos seguidos y aprovecho que estoy en la zona para dar lo mejor de mí misma en cada vídeo. En el primero siempre me equivoco más y, por tanto, me lleva más tiempo. El último consigo hacerlo prácticamente seguido, sin apenas parar y en pocos minutos.
Agrupa todas las tareas que se te ocurran:
- Creación de contenidos para redes sociales.
- Diseño de creatividades.
- Retoque de fotografías.
- Subir las facturas a la plataforma de tu gestoría.
- Responder e-mails.
- …
Pomodoro 50-10
Finalmente, esta técnica entra más en la ejecución que en cómo planificar mi semana, pero nos servirá para terminar nuestras tareas a tiempo y evitar la poco deseada procrastinación.
Yo tengo configurada una alarma para trabajar 50 minutos seguidos y descansar 10. Así me obligo a parar, estirar piernas y brazos, moverme un poco, rellenar el vaso de agua y volver con mi capacidad de concentración recargada.
Si trabajas durante 3 horas seguidas sin parar, rendirás peor, sentirás más cansancio y tu concentración irá disminuyendo. Prueba a parar cada 50 minutos y cuéntame qué tal.
Espero que esta super guía de planificación te haya resultado útil para empezar a planificar tu semana mejor e incrementar tu productividad con ella. Cuéntame en los comentarios, ¿qué es lo que más te cuesta al organizar tus tareas?
Por Arian Ojili
Promotor, periodista y creador.