Una serie de sencillos consejos para mantener tu productividad y lograr tus metas más ambiciosas

Pues sí, estamos por terminar este 2020. 

Queremos que el fin de tu 2020 sea todo un éxito, es por eso que hoy, te daremos algunos sencillos consejos que podrán ayudarte a mantener esa productividad que estos meses has logrado conseguir.

Te contaremos algunas cosillas que puedes hacer para acabar el año siendo más productivo y regenerando la energía positiva que te catapultará a lo más alto.

1.- Organiza tu semana el domingo en la noche

Es muy importante saber que actividades tenemos que realizar en un día, por lo que realizar una lista con las cosas que vamos a hacer nos ayudará a tener claro las actividades que nos ayudarán a conseguir nuestros resultados. Ya lo decía David Allen en su libro organízate con eficacia, tus tareas mejor en listas.

Al realizar tus listas sigue estos 3 consejos:

  •         Tareas concretas. Debes ser más claro con las actividades que se realizarán.
  •         Objetivo de la tarea. Piensa, ¿qué mejorará cuando la tarea esté acabada?
  •         Divide las tareas grandes. Cuando la tarea suele ser grande o compleja normalmente terminamos procrastinando. Hay más probabilidad de realizarla si la dividimos en pasos fáciles y prácticos.

2.-  Asigna prioridades

Con la lista de tareas hecha encontraremos que hay tareas más importantes o urgentes que realizar que otras. Por lo que realizaremos un ejercicio para clasificarlas según el cuadrante que viene en el libro de Stephen Covey “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”.

Va a ser muy común que las tareas las manejemos en dos principales cuadrantes:

Importante/urgente: Son tareas que se no pueden, ni deben de esperar más tiempo para ser resueltas. La tarea tiene que ser resuelta lo más pronto posible ya que debido a la urgencia puede afectar el funcionamiento de nuestro trabajo, emprendimiento o incluso nuestra salud.

Importante/ No urgente: Estas tareas no tienen que ser atendidas inmediatamente pero si tienen una gran importancia. Son actividades que en el corto plazo no son decisivas pero que a mediano y largo plazo son importantes.

3. Planifica tu día

Tomate de 5 a 10 min para planificar tu día, es fundamental conocer qué tareas vamos a realizar cada día de la semana, así logramos ponernos objetivos y cumplirlos.

Trata de que lo primero que hagas sea realizar la tarea que te acerque a conseguir tu meta, es decir, si como tarea principal para ese día es conseguir más clientes.

Lo primero que realices sea llamar a posibles clientes, lanzar una campaña de anuncios en Facebook, mandar correos a clientes que ya te compraron en alguna ocasión.

Hay que enfocarnos en la menor cantidad de actividades posible, no tratemos de hacer una lista con 30 actividades las cuales pueden llegar a frustrarnos.

Lo recomendable es que sean entre 1 y 3 actividades principales, si nos sobra tiempo podemos realizar alguna otra.

4.- Elimina distracciones cuando trabajes

En el mundo en el que vivimos es normal estar lleno de distracciones que hace más difícil el estar concentrados y que en muchas de ellas perdemos nuestro tiempo.

Es normal ver en el celular notificaciones de redes sociales, correos electrónicos, aplicaciones por lo que si nos enfocamos a revisarlas no cumpliremos nuestros objetivos.

Puedes realizar las siguientes acciones para evitar distraerte y ser tu quien tome el control de cómo utilizas tu tiempo:

  •         Desactiva las notificaciones del celular, mantenlo lejos y si es necesario ponlo en modo avión
  •         No mires tu correo electrónico a cada rato, establece horarios para revisarlo, la mayoría de los correos no requieren de nuestra participación.

5.- Registra tu tiempo

Yo sé que puede sonar a mucho trabajo o incluyo que en lugar de ayudarte ese día te puede perjudicar, pero como se dice “no puedes mejorar lo que no puedes medir”

Una vez que tengas los datos recabados de cuanto te tardas en realizar cierta tarea, puedes tener más claridad si es necesario reducir o aumentar el tiempo para realizar la tarea.

6.- Aprende a decir NO

Es común en el afán de querer llevar una relación sana con tus compañeros de trabajo, tu socio de negocios e incluso tu familia antepongas su agenda a la tuya.

Ojo, con esto no estoy diciendo que te alejes por completo de tus amigos o seres queridos, pero si que evalúes y ellos entiendan que no siempre vas a poder estar en las reuniones o apoyarlos cuando lo necesiten.

Así que tendrás que aprender a decir no, en el proceso puedes generar muchas incomodidades, disgustos e incluso enojos de las otras personas que están acostumbradas a que siempre estés ahí para ellas.

7.- Duerme bien

No siempre hay que hacerle caso a la típica frase de “si quieres vivir bien, vas a tener que dormir mal” el sueño es una parte fundamental para funciones cognitivas y hormonales.

Sé que en ocasiones va a ser imposible que puedas dormir bien, tendrás que sacrificar horas de sueño para poder entregar cosas a tiempo.

Pero trata de dormir como mínimo 7 horas al día, esto te ayudará a mejorar tu creatividad, reducirá tu nivel de estrés y te mantendrá enfocado en tus actividades diarias. 

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2 leyes que tienes que dominar si quieres mejorar tu productividad

Hoy en día hay muchísimas herramientas y métodos para aumentar tu productividad, en este artículo te enseñaremos dos y cómo utilizarlas a tu favor para ser más eficiente.

Ley de Pareto

Creo que todos hemos escuchado hablar del principio de Pareto, fue gracias a Wilfredo Pareto quien fue un ingeniero, economista y sociólogo el cual descubrió que en Italia el 80% de las tierras pertenecían al 20% de la población.

Desde ese descubrimiento este principio se ha extrapolado a diferentes ámbitos: negocios, tiempo, recursos entre muchos otros.

Ejemplos:

  •         Tiempo: El 20% de nuestro tiempo produce el 80% de los resultados.
  •         Productos: El 20% de tus productos es responsable del 80% de las ventas.
  •         Lectura: El 20% de un libro tiene el 80% del contenido.
  •         Clientes: El 20% de los clientes representan el 80% de tus ventas.

 

Ley de Pareto en la productividad

Esto es sencillo, el 20% de las tareas que realizamos producen un 80% de los resultados y viceversa. 

Actividades en las que puedes mejorar tu productividad con esta ley:

Identifica ese 20% de tareas:

En una hoja, un block de notas o un archivo de word y escribe en una lista todas las tareas que realizas a lo largo del día, una vez que tengamos las actividades a un lado de ellas escribe el resultado que produces cuando las realizas. Sabemos que no todas las tareas generan beneficios pero tenemos que ser honestos a la hora de hacer esta lista.

Podemos clasificarlas de la siguiente manera:

  •         Dándoles una calificación del 1 al 5 dependiendo de la relevancia que esta tenga, esto sería tomando en cuenta cual tarea te acerca más a tu objetivo.
  •         Dándole un valor monetario a cada tarea, es decir, cuánto dinero generamos al realizar cada tarea, esta forma es muy útil cuando ya tenemos cuantificada cada una de las tareas que tenemos.

Administra tu tiempo

Una vez identificada las tareas es momento de administrar nuestro tiempo, en este sentido tenemos que hacer los siguiente, utilizar el 80% de nuestro tiempo a realizar el 20% de las actividades que más importantes para nuestros objetivos y el 20% de nuestro tiempo a tareas que no pudimos eliminar o delegar

¿Qué hacemos con el 80% de las otras tareas que no nos aportan nada?

Para ese grupo de tareas que nos aportan nada o poco hay tres opciones: eliminarlas, delegarlas o agruparlas

Elimina: Así de sencillo como suena, deja de realizarlas

Delegarlas: Consigue a alguien que le guste hacer dichas actividades o incluso si es necesario pagar por que las realicen, te generará un costo extra pero el beneficio de que las dejes de hacer es mayor al que si las sigues realizando.

Agruparlos: Si te fue imposible eliminarlas y no está dentro de tus posibilidades el contar con alguien que pueda realizarlas, lo recomendable es que las agrupes y todas estas actividades se realicen en un solo bloque de tu día.

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LEY DE PARKINSON

Si bien esta ley no es tan conocida como la de Pareto, sin duda alguno es muy efectiva si la aplicamos a nuestro día a día, el profesor Ciryl Northcote Parkinson día a conocer esta ley gracias a un estudio sobre la colonia británica se percató, que a medida que el trabajo disminuye en su oficina, la cantidad de empleados aumentaba entre un 5% al 7%

Esta es la definición de la ley que utilizamos para la productividad, esta ley la utilizamos principalmente para el manejo del tiempo, tendemos a procrastinar llenando nuestra agenda de actividades innecesarias en el lapso de tiempo que nos propusimos para realizar la actividad que realmente necesitamos hacer.

Normalmente hemos experimentado esto sin querer mientras estudiamos o trabajamos.

Las 3 leyes de Parkinson

  •         El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización
  •         El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia».
  •         Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos

¿Cómo aplicar la ley de Parkinson?

Fija una fecha (de preferencia lo más cercana posible): Como ya sabemos las tareas y las ideas si fecha de vencimiento tienden a hacerse eternas, por lo que es recomendable establecer una fecha límite, con esto se concluirá más rápido la tarea.

Lista de prioridades: Tener por escrito la lista de las tareas más importantes, debemos tener esta lista siempre a la vista ya que siempre recordaremos que tarea realizar en cuanto terminemos la que estamos realizando.

No alargar los descansos: Tomar descansos está bien, en ocasiones es necesario, pero si nuestro objetivo es descansar 5 min y trabajar 25  (Técnica pomodoro) de ser necesario se cronometraba para cumplir con lo establecido.

Beneficios de la ley de Parkinson

Mayor productividad: Las tareas se realizan en menos tiempo y de manera más eficiente, con esto logramos terminar más en menos tiempo.

Mejora la concentración: Si tenemos en claro la tarea y el tiempo es más fácil que nuestra mente se dedique a realizar la actividad.

Evita la procrastinación: Al tener en nuestra agenda marcada con tareas y fecha límite, se reduce la tentación de caer en postergarlas.

Aumenta el autoestima: Esto se debe al efecto de ir avanzando en tu trabajo o proyecto, el ir haciendo las tareas nos da una sensación de alegría, pero no te detengas mucho a celebrar, hay que seguir avanzando.

TECNICA POMODORO

Mejorar la productividad  se ha convertido en una de las habilidades más buscadas hoy en día y no es un secreto para nadie que el manejo del tiempo es una herramienta fundamental para ser más productivo.

Una de las técnicas más efectivas y simples que existen es la técnica Pomodoro.

 ¿Qué es la técnica Pomodoro?

La técnica fue creada por el italiano Francesco Cirillo en los años 80 en su etapa como estudiante universitario, debe su nombre a que Francesco utiliza un cronometro de cocina en forma de tomate para medir los tiempos, pomodoro significa tomate en italiano.

¿Cuál es su finalidad?

Es ayudar a terminar con éxito, concentración y eficiencia todo trabajo relacionado con creación, estudio, lecturas o mecánico en oficinas o espacios creativos.

¿Cómo funciona?

Primero tenemos que saber que cada pomodoro es igual a 25 minutos de trabajo ininterrumpidos, este periodo de tiempo es muy eficiente ya que el cuerpo y la mente no sufren cansancio y puede completar las tareas de manera efectiva.

1.- Planifica: Debemos de tener en claro la lista de tareas que vamos a realizar en el día, trata de que siempre sean tareas con prioridad alta y que estas nos ayuden a alcanzar nuestros objetivos. Puedes tener esta lista en una hoja o alguna aplicación de notas.

2.- Programa tu temporizador: Ya que sabemos qué actividad vamos a realizar pondremos nuestro cronómetro en 25 minutos y comenzamos a ejecutar esta tarea.

El autor recomienda que sea un cronómetro análogo, ya que con esto predisponemos mejor a nuestro cerebro que si utilizamos uno digital.

Sé que no siempre podemos traer un cronómetro de cocina en nuestra bolsa por lo cual se recomienda utilizar aplicaciones como Pomodoro timer pro (de pago) o goodtime (gratis)

3.- Ejecuta

Cada periodo de 25 minutos de trabajo se considera un pomodoro, cuando se termine cada pomodoro se marcará con una x al lado de la tarea que se está realizando así hasta que la tarea sea concluida

4.- Descansa                    

Una de las razones por la cual esta técnica es muy efectiva son los descansos, los cuales son de 5 min pero en estos podemos realizar actividades como ir por agua, revisar redes sociales, levantarse a caminar un rato.

5.- De vuelta al trabajo

Regresamos al escritorio para comenzar un nuevo ciclo de trabajo,  podrás ejecutar la tarea que estabas realizando o pasar a la siguiente en tu lista si se terminó la tarea.  Repetiremos el paso 2,3 y 4 hasta llegar al 4to pomodoro

6.- Descanso largo (lo tenemos merecido)

Cada que hayamos realizado 4 ciclos de pomodoro tomaremos un descanso más largo, obviamente esto puede variar dependiendo de la persona, el trabajo, la urgencia o el espacio donde realizamos la tarea.

Pero se recomienda descansar de 15 a 30 minutos, en este tiempo se recomienda realizar actividades físicas (salir a caminar, ejercicio cardiovascular de baja intensidad) ingerir alimentos o realizar las mismas actividades que en los periodos de 5 min solo que más tiempo.

7.- Revisión

Al concluir la jornada debemos de revisar la hoja de trabajo, ver cuantas tareas hemos podido realizar y en cuántos pomodoros se realizaron.

  •         Si una tarea se tardó en realizar más de 8 pomodoros lo recomendable es que se divida en acciones que no duren más de 4 pomodoros, al realizar más de 8 pomodores puede resultar estresante y excesivo.
  •         Si la tarea demanda menos de 1 pomodoro se deberían de juntar esas tareas para que se realice en uno solo pomodoro y así llevar un mejor control de los ciclos.

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Haz del tiempo tu amigo, no tu enemigo. La técnica pomodoro nos ayudará a ser más productivos de acuerdo a nuestro tiempo, con esto podemos medir el tiempo que realizamos en hacer una actividad y con ellos se puede mejorar a la hora de ejecutar de nuevo la tarea.

No te forces: Las pausas cortas nos ayudan a evitar que nuestro cerebro se canse, lo cual evita que nos produzca estrés.

Como podemos ver los pasos para realizar esta técnica son muy sencillos, te invitamos a realizarla y esperemos que te ayude a poder ser más productivo en tus proyectos.

Que tu cierre de año sea increíble, supera tus marcas y logra tus metas más ambiciosas. Sí aún no conoces nuestros productos te invitamos, te invitamos a que nos dejes tu correo, para que puedas recibir un descuento e incrementar tus metas. 

 

Por Arian Ojili

Promotor, periodista y creador. Fue reportero y editor del periódico Vanguardia. Ha trabajado para librerías Educal y fomentado la lectura por medio de los proyectos: ”Trueque de libros”, “Andante librería”, “Obra Negra”, “Charlas para el verano” y la obra de teatro “Como una diosa”.